חשבונית מרכזת: איך מפיקים חשבונית אחת על כל תעודות המשלוח של החודש

מה זו חשבונית מרכזת

כשמספקים ללקוח כל יום או כמה פעמים בשבוע, להוציא חשבונית על כל אספקה זה הרבה ניירת – גם לכם וגם ללקוח. לכן אצל מפיצים נהוג:

• בכל אספקה – תעודת משלוח.
• בסוף התקופה – חשבונית מס אחת על כל התעודות.

החשבונית המרכזת מפרטת את התעודות שהיא כוללת (מספר ותאריך), את הסכום, את המע״מ ואת הסכום לתשלום.

לפני שמפיקים: ארבע בדיקות

1. מחירים – אין תעודות עם שורות בלי מחיר. ניהול קו מתריעה על כך לפני ההפקה.
2. החזרות וזיכויים – ההחזרות רשומות בתעודות, וזיכויים מיוחדים הוצאו.
3. תעודות פתוחות – כל התעודות של התקופה נקלטו, כולל מהנהגים בשטח.
4. לקוחות מיוחדים – לקוחות בלי מע״מ, לקוחות רשת עם סניפים ולקוחות עם הנחה קבועה מוגדרים נכון.

איך מפיקים בניהול קו

1. נכנסים להנפקת חשבוניות מרוכזת.
2. בוחרים תקופה ולקוחות (או את כולם).
3. בודקים את האזהרות, אם יש.
4. מפיקים. חשבוניות שצריכות מספר הקצאה מקבלות אותו מחשבונית ישראל.
5. שולחים ללקוחות בוואטסאפ או במייל, ואם רוצים – עם כרטסת חודשית.

כל מה שנשלח מופיע במסך הודעות שנשלחו, כך שאפשר לראות מי קיבל.

ואחרי החשבונית: הגבייה

החשבונית יצאה – עכשיו צריך שהכסף ייכנס. במסך החובות רואים מה פתוח ומאיזה זמן, וסוכן הגבייה AI יכול להזכיר ללקוחות לשלם לפי תנאי התשלום של כל אחד, לבדוק בבנק ולהוציא קבלה.

המדריך מסביר את הנושא בשפה פשוטה ואינו ייעוץ מס. לשאלות על מועדים וחובות דיווח, פנו לרואה החשבון.